Quando uma agência fecha com uma empresa um acordo para o projeto de uma mídia digital, os gestores de ambas as partes examinam as condições do empreendimento para que mais adiante não se surpreendam com empecilhos que dificultem ou inviabilizem a realização. Além dos requisitos básicos do contrato, é importante deixar registrados também alguns aspectos mais subjetivos:

1) Clareza dos objetivos, tanto para a parte contratante quanto para a parte contratada. A agência e o cliente devem não só concordar sobre o resultado a ser alcançado como estabelecer um elo harmônico em torno dele. Este aspecto é difícil de avaliar, pois não se pode garantir que todos os stakeholders, mesmo dentro da mesma organização, tenham apenas uma percepção do produto final, mesmo que acreditem fortemente nisto (e não queiram enfrentar as diferenças por receio de inviabilizar a iniciativa).

Para o alinhamento das metas e dos resultados, é importante registrar no contrato de trabalho um briefing detalhado dos objetivos e do produto final, que reflita uma visão comum das partes envolvidas, sejam as lideranças conceituais e estratégicas, sejam as lideranças operacionais.

2) Adaptação dos envolvidos às condições ambientais do produto a ser criado e do desenvolvimento. As condições ambientais do produto incluem sua inserção no mercado ligado à atividade-fim, ao mercado amplo da internet e ao ambiente técnico-editorial-estratégico do público. Já as condições ambientais do desenvolvimento se referem às condições estruturais em que o produto é criado.

Se o projeto faz parte da ação de uma determinada gerência, pode deixar de ser importante se a gerência mudar no meio do projeto (ou mudar de rumos). O enfoque do desenvolvimento também pode mudar (“não queremos mais este modelo de publicação, este outro é muito melhor”). Ou o produto pode ganhar destaque quando a concorrência lançar um canal parecido, e logo perder importância se este não for bem aceito pelo público. Pode ser a solução ideal em um momento, e um desperdício de investimentos em outro.

O tempo do projeto pode absorver altos e baixos e baixos como estes? Os recursos e o apoio político para a finalização estão garantidos?

3) Condições internas adequadas à criação de um produto bem sucedido. Mesmo que as condições políticas e de marketing estejam bem equacionadas, o projeto pode apresentar dificuldades se a duração, a estrutura, os riscos envolvidos, as demandas de qualidade, não estiverem bem dimensionadas.

Os desenvolvedores contratados podem atender às demandas dos designers? A equipe de manutenção sabe lidar com a equipe editorial? Que tópicos devem estar presentes no contrato para evitar problemas operacionais?

4) As lideranças têm a confiança da equipe interna e terceirizada, garantindo o entusiasmo e a motivação para realização. As lideranças escutam as opiniões e pareceres da equipe? Respondem com coragem e sinceridade mesmo em situações de conflito e impasse?

Se a equipe conta com líderes aliados, dispostos a correr riscos para defender seus pontos de vista, responde com mais soluções do que com dificuldades e novos problemas. O registro dos responsáveis pelas principais tarefas e macro-processos também deve constar da documentação de trabalho.

5) Metodologia de gestão adequada aos objetivos e à estrutura funcional. Se as empresas mantêm uma estrutura funcional horizontal e colaborativa, um método ágil como o Scrum pode ser mais efetivo que um método em cascata, em que todos os processos estão previstos antes do projeto começar. Pode ser também que a empresa pratique métodos participativos internamente, mas procure relacionamentos mais formais com os colaboradores externos. Cada caso é um caso.

O método escolhido é estabelecido antes da formalização do acordo de trabalho, para evitar mal-entendidos, bem como os canais de comunicação, os relatórios necessários, documentos de aprovação de produtos intermediários, as linhas gerais do projeto.

A formalização dos processos e dos responsáveis por um produto nem sem é uma tarefa fácil, especialmente se as partes envolvidas nunca fizeram um trabalho em parceria antes. Mas o registro de aspectos como os citados acima em um acordo de trabalho evita mal-entendidos à medida em que o projeto avança, e ajuda a garantir uma perspectiva de consenso para o resultado. Mesmo que seja necessário muitas vezes rever e reajustar as diferentes perspectivas à medida em que os processos avançam.

(Publicado em 21.4.2013.)

Termos utilizados

Stakeholders – Pessoa ou organização cujos interesses (financeiros ou não) são afetados por um projeto. Os stakeholders tanto podem ser afetados positiva quanto negativamente pelos efeitos do projeto, durante ou depois da sua elaboração. Muitos projetos têm numerosos stakeholders, e o primeiro passo para o gerenciamento da sua influência e o levantamento minucioso destes agentes.